Kokemukseni mukaan turvallinen työyhteisöviestintä rakentuu seuraavista elementeistä: tilannetaju, toimintakyky, tosiasiat, luottamus ja valmistautuminen. Turvallinen työyhteisöviestintä toimii psykologisen turvallisuuden periaatteen mukaan. Kaikilla vastuutehtävissä toimivilla johto ja esihenkilöt mukaan lukien on erityinen rooli psykologisen turvallisuuden luomisessa.
Osa 1: tilannetaju
Tilanteet työelämässä muuttuvat nopeasti: tarvitset tilannetajua.
Olit sitten toimitusjohtaja tai tiiminvetäjä, yritä asettua viestin vastaanottajan, tiimiläisesi, arkeen. Mieti millaisia tuntemuksia tai kysymyksiä hänellä mahdollisesti on, kun hän kuulee uutisen työkaverin nimityksestä tai muutosneuvotteluiden alkamisesta.
Kun samalla kirjoitat asioita ylös, kokoat itse asiassa listaa Usein kysytyt kysymykset -otsikon alle. UKK-listan luonnostelu on hyvä tapa kartoittaa kysymyksiä ja vastauksia ennakolta.
Tilannetta ennakoidessa, kuuntele myös myös omia reaktioitasi. Usein intuitio kertoo, mikä on oikein. Työkaverin nimitys voi herättää kateutta. Muutosneuvotteluiden aloitus pelkoa.
Mitä parempi käsitys sinulla on tiimisi jäsenten mielen liikkeistä, toiveista ja tuntemuksista, sitä parempi tilannekuva sinulle muodostuu.
Tiiminvetäjänä ja esihenkilönä olet avainroolissa ja tehtäväsi on varmistaa, että yhteisön sisäinen viestintä toimii, että viestit menevät perille ja että porukasta tuntuu siltä, että he ovat kartalla siitä mitä organisaatiossa tapahtuu.
Kun luet tätä, pohdi hetki, millaiset asiat luovat turvallisuutta juuri sinun tiimissäsi? Jos sinulla ei ole omia alaisia tai olet yrittäjä, pohdi mitkä seikat saavat nykyisen työsi tuntumaan turvalliselta?
Osa 2: toimintakyky
Muutoksen keskellä on tärkeä turvata tiimin toimintakyky. Uutiset uudesta organisaatiosta, työkaverin nimityksestä tai töiden mahdollisesta loppumisesta tulevat monesti yllätyksenä.
Muista, että asia on ollut sinulla toimitusjohtajana tai tiiminvetäjänä tiedossa jo jonkin aikaa.
Viestin vastaanottaja tiimissäsi kuulee uutisen ensimmäistä kertaa ja saattaa tarvita paljonkin aikaa prosessoida asioita rauhassa.
Kerro uutisen taustoja siinä määrin kuin sinulla on tilanteessa mahdollista kertoa. Tarjoa lisätietoja suullisesti ja kirjallisesti vaikkapa Usein Kysyttyjen Kysymysten UKK-listaa hyödyntäen. Luo tiimillesi puitteet ja mahdollisuus keskustella, kysyä uudestaan ja purkaa tuntoja.
Turvallinen työyhteisöviestintä tarkoittaa myös sitä, että sinulla itselläsi on tiedon ja muutosviestinnän materiaalien lisäksi riittävästi voimavaroja vuorovaikutukseen.
Uutinen isosta muutoksesta aiheuttaa aina kuormitusta, joten yritä pitää yllä tiimisi vuorovaikutuksen rutiineja kuten viikkopalaverit, (etä)kahvit, town hall -tyyppiset kysy mitä vain tilaisuudet sekä sosiaalisen median kanavat ja keskusteluryhmät.
Aivotutkijoiden mukaan aivojen paras toimintakyky on yli- ja alivirittymistilan välissä. Rutiinit auttavat pitämään sopivaa vireystasoa ja toimintakykyä yllä.
Osa 3: tosiasiat
Tosiasioiden kertominen selkeästi lisää turvallisuuden tunnetta. Koska aivot saavat rauhassa käsitellä lukemaansa tai kuulemaansa.
Uuden tiedon prosessoinnin lisäksi aivot kuormittuvat turhaan silloin, kun ihminen kokee hämmennystä siitä, että hienot sanat tai lauserakenteet ovat epäselviä.
Vältä jargonia, vaikka sen taakse voisi olisi helppoa turvautua.
Kerro tosiasiat, myös vaikeat asiat kuten ne ovat. Kerro tosiasiat ilman turhia korulauseita.
Kun tiiminvetäjänä saat esimerkiksi yritystason muutosviestit kerrottavaksi tiimillesi, kirjoita itsellesi konkreettinen lista siitä, mitä tämä tarkoittaa oman tiimini arjessa.
Kerro linjausten ja selkeiden päätösten lisäksi se, mitä et vielä tiedä.
Kerro, milloin uutta tietoa on odotettavissa.
Pyydä apua viestinnän asiantuntijalta tai HR-osastolta, jos tuntuu, että tarvitset itse pientä harjoitusta viestin kertomiseen, kuunteluun ja keskusteluun.
Osa 4: luottamus
Selkeys ja systemaattisuus viestinnässä auttavat sisäsyntyisesti luomaan luottamusta työpaikalla.
On nimittäin todella ok ja inhimillistä, että muutos herättää epävarmuutta tai laskee työmotivaatiota.
Selkeät yhteiset viestintärutiinit kuten aamupalaveri tai weekly meeting ovat yksi keino luoda luottamusta.
Turvallinen, luottamusta rakentava vuorovaikutus tarvitsee ennakoitavuuden lisäksi aikaa ja tilaa. Esihenkilönä voit ottaa itse puhelimen käteesi ja soittaa tiimisi jäsenelle kysyäksesi, mitä kuuluu.
Ja jos kerrot tiimillesi, että sinulle saa soittaa milloin vain, ota luottamuksen osoituksena se, kun tiimisi jäsen sitten soittaa.
Osa 5: valmistautuminen
Valmistautuminen ja ikävien puheenaiheiden kartoittaminen ennakolta on keino lisätä fyysistä ja psyykkistä turvallisuutta. Näin etenkin johtamisviestinnässä, jos itse toimit esihenkilönä tai puhemiehenä.
Hyvin valmisteltu vuorovaikutus lisää luottamusta.
Hyvä viestintäsuunnitelma, jonka olet saanut viestintäkollegalta sisältää ydinviestien, keinojen ja aikataulun lisäksi myös analyysiä siitä:
- Mikä voi mennä pieleen
- Miten sitten toimitaan
- Millaisia kysymyksiä tyypillisesti voi nousta esiin.
Tutustumalla perinpohjin uutisen taustoihin ja ennakoimalla tiiminjäsenten tai suuren yleisön reaktioita, valmistaudut viestimään parhaan kykysi mukaan.
Lisätietoa aiheesta turvallinen työyhteisöviestintä
Tilannetaju, toimintakyky, tosiasiat, luottamus ja valmistautuminen ovat kaikki olennaisia johtajalle, joka haluaa toimia psykologisen turvallisuuden periaatteen mukaan.
Jos haluat lisätietoa psykologisen turvallisuuden periaatteista suosittelen sinulle Työterveyslaitoksen verkkojulkaisua Pelotta töissä – psykologinen turvallisuus työyhteisössä.
Jos haluat lisätietoa työyhteisöviestinnän kehittämisestä tai kaipaat asiantuntijan apua, ota yhteyttä Anna Virrantaus: anna.virrantaus@anisunlimited.fi tai 0405155311. Autan viestinnän strategisessa suunnittelussa ja toteutuksessa sekä sparraan sekä ylintä johtoa kuin myös asiantuntijoita vaativassa viestinnässä.
Tervetuloa verkostoitumaan ja seuraamaan LinkedIn-palvelussa tunnistetta #viestinnänkirkastaja ja saat tietoa ja vinkkejä viestintään.