Turvallinen työyhteisöviestintä – 5 vinkkiä tiiminvetäjälle

viestintaa_palveluna

Turvallinen työyhteisöviestintä toimii psykologisen turvallisuuden periaatteen mukaan. Psykologisen turvallisuuden tunne on sitä, että uskallat ottaa riskejä ja virheenkin sattuessa voit tuntea olevasi ok työkavereittesi ja pomosi edessä. Olemme pohjimmiltamme riippuvaisia toinen toisistamme ja kaipaamme ennakoitavuutta ja selkeyttä.

Jatkuva muutos vaatii vuorovaikutukselta paljon. Tiiminvetäjänä olet avainroolissa varmistamassa, että yhteisön sisäinen viestintä toimii, että viestit menevät perille ja että tiimistäsi tuntuu siltä, että he ovat kartalla siitä mitä organisaatiossa tapahtuu.Mitä selkeämpi tietoisuus sinulla ja tiimilläsi on työnne merkityksestä sitä vaikuttavampia tuloksia voit saada tiimisi kanssa aikaan.

Kun luet tätä pohdi hetki, millaiset asiat luovat turvallisuutta juuri sinun tiimissäsi? Jos sinulla ei ole omia alaisia, pohdi mitkä seikat saavat nykyisen työsi tuntumaan turvalliselta.

Kokemukseni mukaan turvallinen työyhteisöviestintä rakentuu seuraavista elementeistä: tilannetaju, toimintakyky, tosiasiat, luottamus ja valmistautuminen.

1. Säilytä tilannetaju

Tilanteet työelämässä muuttuvat nopeasti, siksi tarvitset tilannetajua. Uutinen työkaverin nimityksestä voi riemunkiljahdusten lisäksi aiheuttaa kateutta tai herättää kysymyksen, miksi minä en saanut paikkaa. Uutinen yhteistoimintaneuvottelujen aloittamisesta saa todennäköisesti aikaan joko pettymystä, lamaannusta tai taistelutahtoa.

Mitä parempi käsitys sinulla on tiimisi jäsenten mielen liikkeistä, toiveista tai peloista, sitä parempi tilannekuva sinulle muodostuu.

Oli viestin aihe mikä tahansa, yritä asettua viestin vastaanottajan arkeen ja mieti millaisia pelkoja tai kysymyksiä hänellä mahdollisesti on, kun hän kuulee uutisen. Kun samalla kirjoitat asioita ylös, kokoat itse asiassa listaa Usein kysytyt kysymykset -otsikon alle. UKK-listan luonnostelu on hyvä tapa kartoittamaan kysymyksiä ja vastauksia ennakolta.

Tilannetta selvitettäessä, kuuntele myös myös omia reaktioita. Joskus intuition esiin saaminen vaatii urheilusuoritusta, kävelylenkkiä tai muulla tavoin työstä irrottautumista. Usein intuitio kertoo, mikä on oikein.

2. Turvaa toimintakyky

Muutoksen keskellä on tärkeä turvata tiimin toimintakyky. Oli kyse sitten nimityksestä tai töiden mahdollisesta loppumisesta, muista, että asia on sinulla ollut tiedossa jo jonkin aikaa.

Viestin vastaanottaja tiimissäsi kuulee asiasta ensimmäistä kertaa ja tarvitsee aikaa prosessoida asioita rauhassa. Tarjoa tiimillesi lisätietoja ja mahdollisuutta kysyä uudestaan ja purkaa tuntoja.

Turvallinen työyhteisöviestintä tarkoittaa myös sitä, että sinulla itselläsi on tiedon ja muutosviestinnän materiaalien lisäksi riittävästi voimavaroja vuorovaikutukseen. Uutinen isosta muutoksesta aiheuttaa kuormitusta, joten yritä pitää yllä rutiineja tiimisi vuorovaikutuksessa. Aivotutkijoiden mukaan aivojen paras toimintakyky on yli- ja alivirittymistilan välissä. Rutiinit helpottavat tässäkin.

3. Vältä jargonia

Turvallinen työyhteisöviestintä tarkoittaa mahdollisimman selkeää kieltä kaikessa viestinnässä ja vuorovaikutuksessa. Vältä jargonia, vaikka sen taakse voisi olisi helppoa turvautua. Selkeä ja simppeli kieli lisää turvallisuuden tunnetta. Tällöin aivojen ei tarvitse uuden tiedon prosessoinnin lisäksi kokea hämmennystä.

Kerro myös vaikeat asiat kuten ne ovat. Yritä kertoa tosiasiat ilman turhia korulauseita. Kun tiiminvetäjänä saat esimerkiksi yritystason esityksen tai muutosviestit kerrottavaksi eteenpäin, kirjoita konkreettinen lista siitä, mitä tämä tarkoittaa meidän tiimin arjessa.

Kerro selkeiden päätösten lisäksi myös se, mitä et vielä tiedä. Kerro myös, milloin uutta tietoa on odotettavissa.

Tilanteessa kuin tilanteessa, kerro selkeiden päätösten ja linjausten lisäksi myös se, mitä ei ole vielä tiedossa. Tai mistä esimerkiksi ei voi yt-lain mukaan olla vielä päätöstä eikä siten vielä mitään kerrottavaa. Kerro myös, milloin uutta tietoa on odotettavissa.

4. Valitse luottamus

Turvallinen, luottamusta rakentava vuorovaikutus tarvitsee aikaa ja tilaa. Tässä auttavat tiimillä jo aiemmin käytössä olleet yhteiset viestintärutiinit kuten aamupalaveri tai weekly meeting. Se ei kuitenkaan riitä, että tiimillä on sovittu tapa nostaa esiin ideoita ja yhtä lailla epäkohtia. Jokaiselle on pitänyt syntyä kokemus siitä, että kaikenlaisista asioista saa ja tulee keskustella.

On inhimillistä, että muutos herättää epävarmuutta tai laskee työmotivaatiota. Varaa kalenterista aikaa vuorovaikutukselle. Ota itse puhelin käteesi ja soita tiimisi jäsenelle kysyäksesi, mitä kuuluu. Kerro usein tiimillesi, että sinulle saa milloin vain. Ja ota se luottamuksen osoituksena, kun tiimisi jäsen sitten soittaa. Osoita luottamusta kysymällä ja myös arvostamalla kuulemaasi.

Valitse ja päätä luottaa tiimiisi olitte sitten läsnä toimistolla, etätyössä tai hybridimallissa vuorotellen molempia.

Viestinnän selkeys ja systemaattisuus luovat sisäsyntyisesti luottamusta. Myös vuorovaikutuksen laatu ratkaisee. Valitse ja päätä luottaa tiimiisi olitte sitten läsnä toimistolla, etätyössä tai hybridimallissa vuorotellen molempia.

5.Valmistaudu viestimään

Viestintään valmistautuminen ja riskien kartoitus on keino lisätä fyysistä ja psyykkistä turvallisuutta melkein missä tahansa tehtävässä. Näin myös johtamisviestinnässä.

Hyvä viestintäsuunnitelma, jonka olet saanut viestintäkollegalta, sisältää ydinviestien, keinojen ja aikataulun lisäksi myös analyysiä siitä, mikä voi mennä pieleen, miten sitten toimitaan ja millaisia asioita uutiseen liittyen tyypillisesti kysytään.

Jos valmistaudut kertomaan ikäviä vaikkakin välttämättömiä uutisia, mieti siis ennalta mikä voi mennä pieleen ja mikä voidaan ymmärtää väärin. Kirjoita etukäteen FAQ tai käy läpi sinulle toimitetut Usein kysytyt kysymykset ja harjoittele vastaamaan kysymyksiin.

Muutoksessa yksi tärkeimmistä viestintäkanavista, ellei jopa se kaikkien tärkein, olet sinä itse tiiminvetäjänä. Sanaasi luotetaan. Hyvin valmisteltu vuorovaikutus lisää luottamusta.

Turvallinen työyhteisöviestintä tapahtuu useassa eri kanavassa, jotta viesti lopulta tavoittaa jokaisen työyhteisön jäsenen. Muutoksessa yksi tärkeimmistä viestintäkanavista, ellei jopa tärkein, olet sinä itse tiiminvetäjänä. Sanaasi luotetaan.

Tutustumalla perinpohjien uutisen taustoihin ja ennakoimalla tiiminjäsenien reaktoita, voit valmistaua viestimään parhaan kykysi mukaan. Hyvin valmisteltu vuorovaikutus lisää luottamusta.

Joskus kannattaa valmistautua puheenvuoroon harjoittelemalla sen pitämistä peilin edessä tai sparraamalla aihetta yhdessä viestinnän asiantuntijan kanssa. Pidä myös levosta huoli, sen avulla pysyt itse toimintakykyisenä.

 

Katso videolta 5 vinkkiä turvalliseen työyhteisöviestintään

. Video on osa HR ja viestinnän ammattilaisille suunnattua joulukalenteria, jonka tuotti eFace. 

Vieritä ylös