Viestintästrategia vai viestintäsuunnitelma?

viestintäsuunnitelma

Onko sinulla tekeillä viestintästrategia vai kenties viestintäsuunnitelma? Mitä eroa näillä kahdella on ja mitä asioita tulee huomioita strategisessa viestinnän suunnittelussa? Seuraavassa muutamia huomioita.

Arvioi nykytilaa ja miltä tulevaisuus näyttää

Viestintästrategiatyö on hyvä aloittaa taustatyöllä. Pohdi tai vähintäänkin kertaa yrityksen viestinnän ja markkinoinnin nykytilaa. Kirjaa ylös, miten laajempi toimintaympäristö on muuttunut kuluneen toiminta- tai strategiakauden aikana. Perinteiset ranskalaiset viivat toimivat hyvin. Kun haluat varmistaa, että analysoit oman tekemisen vahvuuksien ja heikkouksien lisäksi myös uhkia ja mahdollisuuksia, hyödynnä SWOT-nelikenttää.

Jotta voit luodata viestinnän suunnittelun oikeisiin asioihin, suosittelen tulevaisuuden hahmottamisen tueksi käyttämään megatrendejä, joita joista esimerkiksi Sitra julkaisee säännöllisesti raportteja. Tätä kirjoittaessa tuorein on Megatrendit koronan valossa.

Kun viestintästrategia on tehty, suosittelen lämpimästi tarkastelemaan aikaisempaa analyysiä vuosittain, jotta voit seurata kehitystä.

Mieti ensin miksi ja aseta tavoitteet vasta sitten

Jotta osaat vastata kysymykseen, mitä haluat viestinnän keinoin saavuttaa, muotoile ensin selkokielinen vastaus kysymykseen miksi. Miksi tämä yritys tekee sitä mitä se tekee? Miksi tämä yritys on olemassa? Kuten Simon Sinek toteaa kirjassaan Start with Why liike-elämässä ei ole lopulta niin väliä sillä, mitä teet, vaan väliä on sillä miksi teet sen mitä teet. Kun tiedät tähän vastauksen olet jo pitkällä.

Tavoitteiden asettamiseen ja mittaamiseen on monia tapoja. Aseta tavoite mielummin vähän liian korkealla. Viestinnässä ja markkinoinnissa voit käyttää sekä laadullisia että numeerisia tavoitteita. Pidän ajatuksesta be careful what you wish for, pidä varasi mitä toivot, koska tavoitteet ja toiveet voivat toteutua.

Aseta sidosryhmät ja se missä viestit tärkeysjärjestykseen

Aloita sidosryhmien lista talon sisältä, omasta henkilökunnasta ja liiketoiminnan elintärkeistä kumppaneista kuten tavarantoimittajista. Sen jälkeen on talon ulkopuolisten ihmisryhmien vuoro. Prioriteettien painotukset varmasti vaihtelevat, mutta henkilöstö on ykkönen, kumppanit kakkonen ja asiakkaat listalla kolmosena. Tämän jälkeen esimerkiksi sosiaali- ja terveysalan yrityksen listalle kirjataan viranomaiset, päättäjät ja lainsäätäjät, sekä asiakkaiden lähipiiri.

Mahdollisia viestinnän ja markkinoinnin kanavia on paljon, eikä kaikessa ole mahdollista tai järkevääkään olla mukana. Mainostilaa voit ostaa rahalla. Jos yrityksesi tekemisellä on uutisarvoa, voit saada jutun sanomalehteen. Ja jokaisella organisaatiolla on oma media eli nettisivut, blogi, sekä iso valikoima sisäisiä ja ulkoisia sosiaalisen median kanavia. Kun tiedät vastauksen mitä tarkoitusta varten vaikkapa uusi hanke toteutetaan, osaat priorisoida.

Kirkasta ydinviestit

Ydinviesti kiteyttää sen, miksi organisaatio ylipäätään on olemassa ja mitä se tekee. Ydinviesti on yksinkertainen ja selkeä, eikä se saa olla itsestäänselvyys. Ydinviestit toimivat perustana kaikelle viestinnälle ja sen päälle voit sitten rakentaa eri tasoja eri kohderyhmien käyttöön esimerkiksi kuvaamaan palveluita, tuotteita ja yrityksen toimintaa. Joskus harvoin ydinviestejä on vain yksi, josta yksi tunnetuin lienee Volvon turvallisuus.

Anis Unlimited auttaa varautumaan muuttuviin olosuhteisiin.

Yritykseni kantava ajatus on auttaa ihmistä eteenpäin. Tämän olen kiteyttänyt seuraavasti: Anis Unlimited avaa uusia näköaloja ja auttaa varautumaan muuttuviin olosuhteisiin. Yrityksethän eivät viesti, vaan ihmiset viestivät. Siksi on tärkeää kuulla herkällä korvalla, mitä todellisuudessa ja muutoksen keskellä kulloinkin tarvitaan.

Luo viestintäsuunnitelma tukemaan strategiaa

Hyvällä viestintäsuunnitelmalla onnistut ja hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Näinhän se on. Suuntaviivat operatiivisen viestinnän tekemiselle saat suunnittelemalla mitä viestit, missä ja milloin. Viestintäsuunnitelman tulee tukea suoraan organisaation strategisia tavoitteita oli kyse sitten liikevaihdon tuplaamisesta, uudenlaiseen asiakassegmenttiin vaikuttamisesta tai kokonaan uuden yhteiskunnallisen aiheen tunnetuksi tekemisestä.

Kun olet aloittanut työskentelyn viestintäsuunnitelman pohjalta ja on kulunut kolme kuukautta, on jotakin maailmassa yllättäen muuttunut. Siksi viestintäsuunnitelmaa on järkevää luodata ja päivittää pari kolme kertaa vuoden aikana. Näin varmistat, että todellakin teet viestinnässä oikeita strategiaa kohti vieviä asioita.

Se, käytätkö termiä viestintästrategia tai viestintäsuunnitelma on usein valintakysymys ja riippuvaista hyvin pitkälti yrityksesta sekä toimialasta ja suuruusluokasta, jossa toimit.

Lopuksi vielä tärkeää asiaa resursseista.

Resurssit kaikkialla ovat aina rajalliset ja vaikuttavat kanavien valinnasta alkaen paljon. Ei ole hirveästi järkeä, ottaa vielä yksi uusi somekanava käyttöön vain siitä syystä, että juuri nyt kaikki kohkaavat podcastista tai videoista. Liian helposti unohtuu, että sosiaalinen media tarkoittaa sosiaalista vuorovaikutusta, jota myös organisaation taholta. Vuorovaikutus vaatii ja siihen tulee varata työaikaa.

Luin jostakin, että viestintäsuunnitelma taklaa viestinnän haasteet. Ei ihan näinkään. Yrityksen viestintä on lopulta juuri niin onnistunutta kuin miten sen viestinnän ja markkinoinnin tekeminen on roolitettu. Joskus tilapäiseksi tueksi kannattaa hankkia lisäosaaja ja ulkopuolista näkemystä. Ajattelen, että viestinnän organisointi sekä toimivallan ja vastuun sopiva suhde ovat todella tärkeitä sille, miten yritys onnistuu vaikuttamaan tärkeimpiin sidosryhmiinsä.

Vieritä ylös